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 特装展位设计制作搭建流程介绍

  一、项目接洽阶段

  获取参展客户信息上门拜访客户, 取得客户参展相关资料,明确设计图交付日期

  二.设计阶段

  与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流,向客户交付设计初稿、设计?#24471;鰲?#24037;程报价,研究客户反馈意见并再次修?#27169;?#20132;付最后定稿之设计图及工程报价

  三.签约阶段

  同客户确定工程价格,明确同客户的相互配合要求,签定合同

  四.制作阶段

  根据部门工作单完成制作及准备工作,?#25165;?#23458;户到工厂实地察看制作及准备情况,完成主办、主场、展馆等各项手续

  五.现场施工阶段

  现场展位搭建,处理现场追加、变更项目,配合客户展品进场,客户验收

  六.展会期间及撤场阶段

  ?#25165;?#23637;会期间现场应急服务和增值服务,配合客户展品离场,现场拆除

  七.后续跟踪服务

  展会的后续总结报告,为客户提供行业会展信息和分析,邀请客户参观公司其他服务案例

  一.项目接洽阶段

  1.获取参展客户信息

  以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。

  上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠?#39304;?#20250;刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式?#22270;?#20171;(?#34892;?#23637;会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以?#22870;?#26597;阅)

  展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,?#34892;?#19981;仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。

  行业资讯媒体——行业资讯媒体比?#40092;?#24713;其行业的展会和厂商,?#34892;?#19987;门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。

  正在服务客户的参展商手册?#25512;?#38754;图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,?#23186;?#23637;会的特装客户可以一目了然。

  2.上门拜访客户

  会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定?#27169;?#21482;是客户需要选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标,这些是很多展览公司都可以进入?#27169;行?#20379;应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入。很多时候,确实要参展的特装客户是需要展览服务?#27169;?#21487;以进行登门拜访的。

  通过对客户的交谈,详细了解客户的意图,明确客户希望展示的主题,偏爱色调,是否开辟洽谈区,需要媒介设备?#21462;S行?#23458;户会提供他们的公司介绍给展览公司,但即便有对方的公司介绍,通过交流,业务人员需要得知其以往的展台情况,特别是为什么会放弃原有的合作关系,有哪些地方是不满意的。

  ?#34892;?#23458;户通常邀请很多家比稿,但最后选中的方案是几个方案的集合,对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商,只是为了形式,或是为了通过比稿得到一份现成的设计图,最后?#32422;?#21478;外找人做。目前会展行业比较混乱,该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。

  3.取得客户参展相关资料

  如果得到客户的认可,同意为其展览提供策划设计,通常需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。

  通常不管是何种情况,客户都会提供设计本身需要的资料,但对于展览服务公司来说,获得客户的费用运算是最关键?#27169;?#22312;投标比稿中尤为重要。?#34892;?#23458;户会给一个大概的?#27573;В?#20294;?#34892;?#23458;户不愿透露,甚至本身也没有事先有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较,或者把一些展位图给客户参考选择,并告知其大致费用,请其选择参考。客户一般会选择其风格?#22270;?#26684;?#24613;?#36739;接近的展台图。

  参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标,应该尽可能齐全地从客户那边获得。展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求?#21462;?#23458;户要求可从以下几个方面明确:展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度?#21462;?span lang="EN-US">

  4.明确设计图交付日期,制定工作计划

  同客户明确首稿的交付时间和要求,会同设计师进行?#25165;擰?#23545;于大的项目,应该制定一份工作时间明细表,?#34892;?#35201;可以提交给客户。

  二.设计阶段

  1.向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流

  为形成设计部的统一?#25165;牛?#19994;务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格,填写设计明细表,转交给设计部的负责人

  在设计师出图中,业务人员应该保持同客户的随时联系,把握其可能的变化。如果有必要,应该把设计师介绍给客户,让双方可以有直接的联系。

  对于需要亲自去考察测量的场地,可以由业务人员或者设计师?#25165;?#21435;现场。设计师应注意同工程施工人?#21271;?#25345;联系,了解最新的展示材料,避免设计采用的材料陈旧或者?#34892;?#35774;计无法实地施工。

  2.向客户交付设计初稿、设计?#24471;鰲?#24037;程报价

  展台初稿定下以后,会同供应商得到成本价,制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序,既是为了?#22870;?#20855;体列项也有助与让客户明了并乐于接受,往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列,?#20048;?#28431;掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价就是一份详细的工单,便于把握施工成本核算及施工的准确性。

  展览设计承建中,有一部分费用是可以由客户?#32422;?#21521;展馆支付?#27169;?#20294;往往实践中都是展览公司代交?#27169;?#24212;在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明,?#28909;?#30005;箱申请、场地管理费?#21462;?span lang="EN-US">

  ?#34892;?#23458;户要求在提交设计图时同?#22791;?#19978;设计?#24471;鰨?#20294;?#34892;?#35201;求比较简单,只要看到实际的效果图就可以;一些形成规模的企业比较注重形象宣传,尽管没有明确要求设计图?#25509;興得鰨?#20294;从今后正规化考虑,应该提倡设计师写设计?#24471;鰲?#19968;般可以就展位风格、材质?#24471;鰲?#23637;位功能、色彩?#24471;鰲?#29031;明?#24471;鰲?#35774;计重点等几个方面进行阐述。交图时,如果能够?#25165;?#35774;计师一起同客户见面的就好,可由设计师向客户说图,解释该方案的卖点和最大的与众不同。

  3.研究客户反馈意见并进行再次修改

  客户如果是多家比稿的话,就会有一番筛选。如果要求我们继续修?#27169;?#37027;?#20174;?#20180;细了解其真实意图。?#34892;?#23458;户经过第一次接触后,即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图,应?#31859;?#21512;具体情况。

  4.交付最后定稿之设计图及工程报价

  三.签约阶段

  1.同客户确定工程价格

  在报价确定价格时,一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话,将造成不好影响。

  2.明确同客户的相互配合要求

  展馆现场搭建的时间一般?#24613;?#36739;紧张,只有2-3天的?#25165;牛?#36825;其中还有客户的展览产品需要布置,有时涉及到需要提前申报的事宜,应同客户协调好双方负责的?#27573;А?span lang="EN-US">

  3.签定合同

  四.制作阶段

  1.根据部门工作单完成制作及准备工作

  根据具体项目的需要,?#25165;?span lang="EN-US">AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。注意在制作过程中如果有变动,应及时同设计师联系,?#34892;?#35201;业务人员应照会客户。

  2.?#25165;?#23458;户到工厂实地察看制作及准备情况

  一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场,?#34892;?#39033;目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督,我们应做好?#25165;?#20854;到公司或工厂间参观的准备。

  3.完成主办、主场、展馆等各项手续

  ?#34892;?#39033;目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报?#27169;?#22914;果该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确?#24076;?#24182;向主办方提供必要的材料,如电图等进行审批。对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。

 
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